Le Club quad Mauricie est toujours à la recherche de bénévoles

Statuts et règlements 

Document régissent les activités et le fonctionnement de l’organisation Quad Mauricie 2006 

DISPOSITIONS GÉNÉRALES 

ARTICLE 1 : Dénomination  

Le présent règlement constitue les règles générales de fonctionnement de la corporation désignée sous la dénomination sociale « QUAD MAURICIE 2006 », région 04-088, constituée en vertu de la Loi sur les compagnies par lettres patentes, partie III – Des personnes morales ou associations n’ayant pas de capital-actions, constituées  par lettres patentes, en date du 26 octobre 2006. 

ARTICLE 2 : Objectifs de la corporation 

Les objectifs pour lesquels la corporation est constituée sont les suivants : 

• Regrouper les amateurs de quads pour l’amélioration de la sécurité, de la protection de l’environnement et de la propriété privée; 

• Encourager et promouvoir la conservation et la protection des ressources fauniques; 

• Promouvoir et enseigner les règles de sécurité dans l’exercice de ce loisir; 

• Construire et entretenir un réseau de sentiers quads; 

• Améliorer la qualité de ce loisir et s’assurer d’une signalisation adéquate pour lesdits véhicules; 

• Susciter auprès de la collectivité l’esprit sportif et travailler à l’amélioration de l’image des véhicules hors routes dans l’opinion publique; 

• Améliorer la qualité sportive pour assurer une plus grande accessibilité; 

• Fournir à ses membres les services relatifs à l’utilisation des véhicules et les informer sur les lois qui les régissent; 

• Conseiller et assister les associations régionales pour la pratique de ce loisir; 

• Regrouper et représenter les intérêts de ses membres au niveau municipal, régional et provincial; 

• Intervenir et prendre toutes les mesures nécessaires à la réalisation des objectifs de la corporation; 

• Organiser des randonnées de groupe, et toutes autres activités concernant les quads de la région; 

• Intervenir dans tout autre domaine susceptible d’améliorer la qualité sportive des utilisateurs de quads. 

La personne morale promouvra ses activités sans aucune fin de gain pécuniaire pour ses membres. Tout profit et/ou autre gain de semblable nature, que pourrait faire la personne morale, seront utilisés uniquement pour la poursuite de ses objectifs. 

ARTICLE 3 : Siège social 

Le siège social de la corporation est situé sur le territoire de la région administrative de la Mauricie au 1010 Av. De Saint-Georges, Shawinigan, Québec, G9T 5K4 

ARTICLE 4 : Affiliation 

Le Club est affilié à la Fédération Québécoise des Clubs de Véhicules Quad (FQCQ) ainsi que la Fédération Québécoise des Motos Hors Route (FQMHR). 

ARTICLE 5 : Catégories des membres 

La corporation compte trois (3) catégories de membres, soit les membres actifs,  les membres honoraires et Membres corporatif partenaire. 

1. Les membres actifs de la corporation Les membres actifs de la corporation sont les individus qui se sont procuré un droit d’accès annuel valide du 1er novembre au 31 octobre ou estivale valide du 1er mai au 31 octobre de chaque année. 

De plus, pour la période du 1er novembre au 30 avril, les individus ayant acquis un droit d’accès estival auprès de la FQCQ pour la saison précédente seront également considérés comme membres actifs, mais uniquement pour cette période. 

Le statut de membre actif confère le droit de vote lors des assemblées des membres. 

1. Les membres honoraires sont des individus ou des organismes que le conseil d’administration souhaite honorer pour les services rendus ou l’aide financière apportée à la corporation. Le statut de membre honoraire n’accorde aucun droit de circulation dans les sentiers ni aucun droit de vote au sein du club. 

1. Membre corporatif partenaire : Unique à notre club, la Fédération Québécoise des Clubs Quad (FQCQ) est désignée comme notre seul Membre corporatif partenaire. Ce statut lui confère le pouvoir de convoquer une assemblée générale extraordinaire du club en cas d’urgence.  

ARTICLE 6 : Cotisation annuelle 

Le coût et le type des droits d’accès émis par la FQCQ sont définis lors de la rencontre précédant l’assemblée générale annuelle de la Fédération, entre les membres du Conseil d’administration de la FQCQ et les Présidents des associations régionales de quad. Les présidents régionaux doivent obtenir une résolution signée de chacun des clubs de leur région respective, les mandatant à déterminer le coût des droits d’accès futurs, 

ARTICLE 7 : Règles de comportement sur les médias sociaux 

Respect et tolérance : Les membres doivent faire preuve de respect et de tolérance envers les autres membres et les personnes externes lorsqu’ils interagissent sur les médias sociaux. Les commentaires ou les publications ne doivent pas être offensants, diffamatoires, discriminatoires ou irrespectueux. 

Confidentialité : Les membres doivent respecter la confidentialité des informations sensibles de l’organisation et des autres membres. Ils ne doivent pas partager de manière inappropriée des informations confidentielles ou privées sur les médias sociaux. 

Exactitude et transparence : Les membres doivent s’efforcer de partager des informations exactes et véridiques sur les médias sociaux. Ils doivent éviter de publier des informations fausses, trompeuses ou trompeuses. De plus, ils doivent indiquer clairement lorsqu’ils parlent au nom de l’organisation ou de manière personnelle. 

Respect des droits d’auteur et de propriété intellectuelle : Les membres doivent respecter les droits d’auteur et la propriété intellectuelle lorsqu’ils partagent du contenu sur les médias sociaux. Ils ne doivent pas utiliser de manière inappropriée le contenu protégé par des droits d’auteur ou des marques déposées sans autorisation. 

Usage responsable des médias sociaux : Les membres doivent utiliser les médias sociaux de manière responsable et conforme aux lois et aux règlements en vigueur. Ils ne doivent pas utiliser les médias sociaux pour promouvoir des activités illégales, frauduleuses ou contraires à l’éthique. 

Réputation de l’organisation : Les membres doivent prendre conscience que leurs actions et leurs publications sur les médias sociaux peuvent avoir un impact sur la réputation de l’organisation. Ils doivent donc agir de manière à protéger et à promouvoir la réputation du club quad. 

ARTICLE 8 : Suspension et expulsion d’un membre. 

Le Conseil peut sanctionner, suspendre ou expulser un membre dont la conduite est jugée préjudiciable à la corporation ou qui enfreint les règlements de celle-ci, y compris les règles de comportement sur les médias sociaux associés à la corporation. 

Avant de se prononcer sur la suspension ou l’expulsion d’un membre, le Conseil doit l’informer dix (10) jours à l’avance, par courrier recommandé ou par tout autre moyen de communication approprié, y compris les médias sociaux le cas échéant. Cet avis l’informera de la date, du lieu et de l’heure de l’audition où il lui sera permis de se faire entendre. La décision du Conseil est finale et sans appel. 

La suspension ou l’expulsion d’un membre ne le libère pas de ses obligations financières à l’égard de la corporation et ne donne pas droit au remboursement de la cotisation annuelle. 

ARTICLE 9 : Démission 

Tout membre peut démissionner en adressant un avis écrit au siège social du Club. La démission prend effet à la date de réception de l’avis. Cependant, la démission d’un membre ne le libère pas de ses obligations financières envers le club et ne donne pas droit au remboursement de son droit d’accès. 

En outre, tout matériel appartenant au Club doit être restitué au siège social lors d’une démission.  

ASSEMBLÉES DES MEMBRES 

ARTICLE 10 : Composition 

L’assemblée est composée des membres actifs de « Quad Mauricie 2006 », région 04-088. Chaque membre actif peut être accompagné d’un observateur. Cependant, le conseil d’administration se réserve le droit de limiter l’accès des observateurs, notamment par huis clos, et ces observateurs n’ont pas le droit de parole ni de vote. 

ARTICLE 11 : Vote 

• Chaque membre actif à droit à un vote. 

• Le vote par procuration n’est pas autorisé. 

• Le vote se prend à main levée, à moins que le scrutin secret ne soit demandé par deux (2) membres actifs présents. 

• Les membres honoraires et corporatif partenaire n’ont pas droit de vote. 

ARTICLE 12 : Quorum 

La présence d’au moins vingt (20) membres actif constitue un quorum suffisant pour la tenue d’une assemblée des membres. Si le nombre de membres présents est inférieur à vingt (20), l’assemblée doit être reportée à une date ultérieure. 

ARTICLE 13 : Assemblée annuelle 

L’assemblée annuelle de la corporation est tenue dans les quatre (4) mois suivant la fin de l’année financière de la corporation, à la date et au lieu fixé par le Conseil. 

L’avis de convocation, signé par le président ou le secrétaire/trésorier, doit être publié sur le site Internet du club et diffusé sur les médias sociaux du club, au moins quinze (15) jours avant la tenue de l’assemblée annuelle. Cette convocation doit inclure l’ordre du jour prévu pour l’assemblée. 

Pour toute assemblée générale annuelle. L’ordre du jour doit contenir au moins les éléments suivants qui sont immuables :  

1. Constatation du Quorum et de la régularité de la convocation  

1. Lecture et adoption de l’ordre du jour  

1. Adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle 

1. Adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale extraordinaire précédente, le cas échéant 

1. Présentation du rapport du président  

1. Présentation du rapport annuel d’activités  

1. Présentation du bilan, du rapport de l’auditeur indépendant 

1. Nomination de l’auditeur indépendant 

1. Dépôt des prévisions budgétaires de l’année 

1. Ratification des faits et gestes des administrateurs  

1. Élection des membres du conseil d’administration 

1. Modification de statu et règlement si il y a lieu  

1. Période de questions des membres   

L’utilisation du Code Morin est souhaitée afin de gérer l’ordre de la réunion et assurer un déroulement efficace et structuré. 

ARTICLE 14 : Pouvoirs de l’assemblée des membres 

L’assemblée des membres détient les pouvoirs suivants : 

• Élire les administrateurs de la corporation, conformément aux règlements en vigueur. 

• Approuver le rapport financier annuel de la corporation, présenté par le secrétaire/trésorier. 

• Ratifier les règlements généraux de la corporation et leurs éventuels amendements au deux tiers des votes. 

• Choisir lors de l’assemblée annuelle l’auditeur indépendant qui effectuera les vérifications comptables de la corporation. 

ARTICLE 15 : Assemblée générale extraordinaire 

Toute assemblée générale extraordinaire des membres se tiendra au lieu déterminé par le conseil d’administration de la corporation, en fonction des circonstances qui l’exigent. 

Il est permis au conseil d’administration de convoquer une telle assemblée. 

De plus, le secrétaire/trésorier est tenu de convoquer une assemblée générale spéciale des membres sur réquisition, dans les vingt et un (21) jours suivant la réception d’une demande écrite à cet effet. Cette demande, signée par au moins dix pour cent (10%) des membres en règle, L’avis de convocation doit spécifier clairement le but et les objectifs de ladite assemblée. 

À défaut de convocation par le secrétaire/trésorier, les signataires de la demande écrite ont le droit de convoquer eux-mêmes l’assemblée générale, conformément aux présents règlements. 

Le président de l’assemblée générale extraordinaire sera choisi par les membres présents au début de la réunion, par un vote à main levée ou tout autre moyen jugé approprié, afin de garantir un processus transparent et démocratique. 

CONSEIL D’ADMINISTRATION 

ARTICLE 16 : Composition 

Le conseil d’administration est composé de neuf (9) administrateurs, occupant les postes suivants : 

• Président 

• Vice-président 

• Secrétaire/Trésorier 

• Administrateur responsable des agents de sentiers 

• Administrateur secteur est 

• Administrateur secteur ouest 

• Administrateur secteur centre 

• Administrateur secteur nord 

• Administrateur financement/ événementiel/ communication  

Les administrateurs du conseil d’administration sont élus en tant que membres du conseil sans affectation spécifique à un poste. Une fois élus, le conseil d’administration détermine, par vote majoritaire, les fonctions spécifiques de chaque administrateur en tenant compte des compétences et des qualifications de chacun. Si nécessaire, les fonctions d’un administrateur peuvent être modifiées pour répondre à l’évolution des besoins de la corporation ou à des exigences spécifiques. Toutes les décisions relatives à l’affectation ou à la modification des fonctions doivent être consignées dans le procès-verbal de la réunion du conseil. 

ARTICLE 17 : Administrateur Responsable des Élections 

Nomination de l’Administrateur Responsable : Le conseil d’administration nomme un administrateur responsable des élections 90 jours avant l’assemblée générale annuelle. 

Indisponibilité de l’Administrateur Responsable : Dans le cas où l’administrateur responsable des élections est indisponible pour exercer ses fonctions, le conseil d’administration peut nommer un membre actif de la corporation pour assumer ces responsabilités. 

Rôles et Responsabilités :  

• Publier les postes disponibles au moins soixante (60) jours avant la date de l’élection. 

• Recevoir et vérifier l’éligibilité des mises en candidature pour les postes d’administrateurs. 

• Publier la liste des mises en candidatures au moins quinze (15) jours avant l’assemblée générale annuelle. 

• Remettre la liste des mises en candidature au président d’élection lors de l’assemblé générale annuelle. 

Impartialité : L’administrateur responsable des élections, ou le membre nommé en cas d’indisponibilité de l’administrateur, ne peut pas se porter candidat aux élections qu’il organise. 

ARTICLE 18 : Élections des administrateurs 

L’élection des administrateurs a lieu lors de l’assemblée générale annuelle des membres. Les membres actifs désignent, parmi eux, un président et un secrétaire d’élection. Ces deux personnes ne sont pas éligibles à un poste d’administrateur lors de cette assemblée, même si elles sont membres actifs de la corporation. Des observateurs peuvent également être nommés en tant que président et secrétaire d’élection pour assurer la transparence et l’intégrité du processus électoral. 

Les élections se dérouleront conformément aux procédures établies par les règlements de la corporation, garantissant ainsi un processus électoral juste et équitable. 

Chaque membre en règle aura le droit de voter pour les candidats de son choix, assurant ainsi une représentation démocratique au sein du conseil d’administration. 

ARTICLE 19 : Mise en Candidature 

Candidature Écrite : Tout membre en règle de la corporation peut se porter candidat pour un poste au conseil d’administration lors des élections régulières. La mise en candidature doit être soumise par écrit à l’Administrateur Responsable des Élections au moins vingt (20) jours avant le début de l’assemblée des membres prévue pour les élections. La soumission doit inclure le nom du candidat et une brève déclaration de ses motivations et qualifications pour occuper un poste au sein du conseil d’administration. Un membre ne peut déposer qu’une seule candidature pour une élection donnée. Le membre candidat n’est pas obligé d’être présent lors de l’élection. 

Candidature en Absence de Soumissions : Si aucun candidat ne soumet sa candidature avant l’assemblée générale, il sera possible de proposer des candidatures lors de la réunion. Un membre en règle peut proposer une personne pour un poste au conseil d’administration, à condition que cette candidature soit appuyée par un autre membre en règle présent à la réunion. Cela sera fait après les élections pour les postes pour lesquels des candidatures ont été soumises avant l’assemblée générale.  

Présentation des Candidatures : Chaque candidat présentera sa mise en candidature lors de l’assemblée générale où auront lieu les élections. Les membres auront ensuite la possibilité de poser des questions aux candidats afin de mieux comprendre leurs motivations et qualifications. 

ARTICLE 20 : Procédure de vote 

Élection des Administrateurs : Les administrateurs sont élus à la majorité plus un des membres présents lors de l’assemblée générale annuelle. Si nécessaire, en cas de multiples tours de scrutin, seuls les deux candidats ayant obtenu le plus grand nombre de votes au premier tour seront retenus pour les tours suivants. 

Annulation de l’Élection : Le président d’élection est habilité à annuler l’élection de tout administrateur s’il découvre un vice de procédure ou la commission d’une fraude ayant pour conséquence de modifier le résultat du scrutin. 

Impartialité des Officiels : Pendant ce scrutin, ni le président ni le secrétaire d’élection ne peuvent voter, appuyer ou favoriser de quelque manière que ce soit la candidature d’un membre à un poste d’administrateur. 

Présence d’un Observateur : Un observateur neutre de la Fédération Québécoise des Clubs Quad (FQCQ) peut être autorisé à assister au processus de vote afin de garantir sa transparence et son intégrité. 

Procès-Verbal des Résultats : Les résultats de l’élection seront consignés dans un procès-verbal officiel, qui sera disponible pour consultation par les membres de la corporation. 

Présentation du Nouveau Conseil : La présentation du nouveau conseil d’administration sera faite à la fin de la procédure de vote lors de l’assemblée générale. 

Gestion des Égalités :  En cas d’égalité des voix lors du dernier tour de scrutin, un vote de départage est organisé immédiatement entre les candidats ayant obtenu le même nombre de voix. 

ARTICLE 21 : Éligibilité 

1. Pour être éligible à un poste d’administrateur au sein du conseil d’administration de la corporation, un individu doit remplir les critères suivants : 

1. Être membre actif de la personne morale, tel que défini dans les règlements généraux de la corporation. 

1. Être majeur au moment de la nomination. 

1. Respecter les critères spécifiques énoncés pour chaque poste, le cas échéant, conformément aux règlements de la corporation. 

1. Être libéré de toute faillite personnelle. 

1. Ne pas avoir été condamné pour une infraction criminelle grave, telle que : 

• Fraude 

• Vol qualifié 

• Délits de violence 

• Infractions liées aux drogues (autres que des délits mineurs) 

• Toute autre infraction pouvant nuire à la réputation ou à l’intégrité de la corporation. 

1. En plus des critères généraux d’éligibilité énoncés ci-dessus, certains postes spécifiques peuvent exiger des critères supplémentaires, tels que : 

Pour le poste de président du conseil d’administration : l’individu doit avoir exercé les fonctions d’administrateur au sein du club pendant au moins un (1) an précédant sa nomination, ou démontrer une expérience pertinente équivalente qui doit être considérée par le conseil. 

Pour être nommé directeur des agents de surveillance de sentiers : l’administrateur doit avoir été agent de surveillance de sentier depuis au moins deux (2) ans, posséder un niveau 2 d’agent de sentier spécialisé et répondre aux critères de la Loi sur les véhicules hors route ainsi qu’aux règles de la Fédération. 

Les postes d’administrateur de secteur : c’est postes ne peuvent être comblés que par un membre résidant dans ce secteur. Si aucun membre actif d’un secteur donné ne présente sa candidature comme administrateur du secteur lors de l’assemblée générale annuelle, tout membre actif dont le lieu de résidence se trouve à l’extérieur du secteur peut alors poser sa candidature pour combler le poste. 

1. Les candidats à un poste d’administrateur doivent soumettre leur candidature conformément aux procédures établies par les règlements de la corporation, y compris les délais de mise en candidature et les exigences de documentation. 

1. Ne sont pas éligibles les administrateurs ayant démissionné de leur poste au cours des 12 derniers mois précédent la mise en candidature. 

ARTICLE 22 : Durée du Mandat 

La durée du mandat des administrateurs est de deux (2) années. 

Les administrateurs élus lors des années paires occupent les postes suivants : 1,3,5,7,9 

Les administrateurs élus lors des années impaires occupent les postes suivants : 2,4,6,8, 

ARTICLE 23 : Pouvoirs et responsabilités 

1. Administration des affaires de la corporation. 

1. Élaboration des politiques de fonctionnement. 

1. Responsabilité de l’embauche et du congédiement du personnel. 

1. Préparation et approbation des prévisions budgétaires de la corporation. 

1. Adoption de mesures pour assurer la conformité aux lois et réglementations applicables, ainsi que pour atténuer les risques et assurer la pérennité de la corporation. 

1. Nomination et supervision des comités spéciaux ou des groupes de travail chargés de questions spécifiques ou de projets particuliers. 

1. Gestion des relations avec les parties prenantes externes, telles que les organismes gouvernementaux, les partenaires commerciaux et les membres de la communauté. 

ARTICLE 24 : Réunions 

1. Le conseil doit tenir au moins 10 réunions, ou aussi souvent que nécessaire pour traiter des affaires de la corporation. À ces réunions, les sujets suivants sont abordés : 

1. Rapport des administrateurs de secteur et des administrateurs ; 

1. Rapport financier ; 

1. Tout autre sujet qu’un membre du Conseil désire mettre à l’ordre du jour. 

1. L’avis de convocation, signé par le président ou le secrétaire/trésorier, est transmis par courriel au moins cinq (5) jours avant la date prévue d’une réunion. Cette convocation précise l’heure, la date et l’ordre du jour de la réunion. 

1. En cas d’urgence, le président peut convoquer une réunion du Conseil à tout moment, en plus des réunions régulières. 

1. Le quorum des réunions du Conseil est atteint lorsque la moitié plus un des administrateurs en exercice sont présents. Si ce nombre n’est pas atteint, la réunion ne peut être tenue légalement. Cependant, le quorum ne peut être inférieur à cinq (5) administrateurs. 

1. Toutes les questions sont décidées à la majorité des administrateurs présents à toute réunion. 

1. Le Conseil peut tenir des réunions virtuelles via des plateformes de vidéoconférence ou de télécommunication en ligne, en assurant que tous les administrateurs aient accès à une communication claire et efficace. Les décisions prises lors de ces réunions sont aussi valides que celles prises en personne, avec un compte rendu détaillé consigné dans les archives. Cependant, les réunions en présentiel restent privilégiées pour une interaction directe et efficace. 

ARTICLE 25 : Démission 

Tout membre du Conseil peut démissionner en adressant un avis écrit au secrétaire/trésorier de la corporation. Cette démission prend effet à la date de réception de l’avis par le secrétaire, ou à une date ultérieure précisée dans ledit avis. 

En cas de démission ou de destitution en bloc ou consécutives d’au moins quatre (4) administrateurs, les mesures suivantes seront prises pour assurer la continuité des opérations de la corporation : 

Une assemblée générale extraordinaire sera convoquée dans les plus brefs délais, et au plus tard dans les trente (30) jours suivant la démission ou la destitution, afin de procéder à l’élection de nouveaux administrateurs pour combler les postes vacants. 

Le président ou, en son absence, le vice-président, est habilité à nommer un comité intérimaire composé de membres actifs de la corporation pour assurer la gestion des affaires courantes jusqu’à la tenue de l’assemblée générale extraordinaire. 

Le comité intérimaire doit inclure au moins trois (3) membres actifs, choisis parmi les membres ayant une connaissance approfondie des affaires de la corporation et de ses règlements. 

Les décisions prises par le comité intérimaire pendant cette période doivent être ratifiées par le nouveau conseil d’administration élu lors de l’assemblée générale extraordinaire. 

Le comité intérimaire doit nommer un Administrateur responsable des élections selon l’ARTICLE 17. Cet administrateur aura la responsabilité d’adapter les délais et les procédures inclus dans l’ARTICLE 19 en fonction de la situation pour assurer une transition efficace et rapide. 

Les administrateurs démissionnaires ou destitués ne peuvent pas se représenter aux élections organisées lors de l’assemblée générale extraordinaire, sauf si la destitution a été invalidée par un processus de médiation ou une décision judiciaire. 

Si la démission ou la destitution survient à moins de cent vingt (120) jours de l’assemblée générale annuelle, le poste vacant peut rester non pourvu jusqu’à cette assemblée. 

En cas de démission, le membre sortant s’engage à restituer tout le matériel et les documents officiels de la corporation en sa possession dans les meilleurs délais au « Quad Mauricie 2006 », région 04-088. Aucune réclamation ne pourra être formulée par la corporation à l’égard du membre démissionnaire lors de la remise de ce matériel. 

ARTICLE 26 : Poste vacant et remplacement en cours de mandat 

Un poste au Conseil devient vacant lorsqu’un membre : a donné par écrit sa démission au Conseil de la corporation. 

Un poste est réputé vacant si un administrateur, au cours de son mandat : 

• A annoncé, de vive voix, lors d’une réunion du Conseil légalement tenue, qu’il démissionnait ou ne prendrait plus part aux réunions; 

• A été expulsé ou suspendu comme membre en règle de la corporation, conformément à l’article 8; 

• S’est absenté de deux réunions consécutives légalement tenues sans justification et raison valable. 

Lorsqu’un membre du Conseil cesse d’en faire partie avant l’expiration de son mandat et que le poste qu’il occupait devient vacant ou réputé vacant, les autres membres du conseil d’administration doivent procéder au remplacement dans les plus brefs délais, tout en respectant un délai raisonnable pour la nomination d’un nouveau membre et en veillant à ce que les règles d’éligibilité soient respectées. 

Les nominations intérimaires doivent être entérinées lors de l’assemblée générale suivante. 

ARTICLE 27 : Destitution et Suspension 

Un administrateur peut être destitué de ses fonctions avant la fin de son mandat par une assemblée générale extraordinaire convoquée à cette fin. L’administrateur concerné a le droit d’assister à l’assemblée et de s’y exprimer. 

En alternative à la destitution, l’assemblée générale extraordinaire peut décider de suspendre l’administrateur pour une période maximale de six (6) mois. Pendant cette période de suspension, l’administrateur n’exercera pas ses fonctions ni ses responsabilités au sein du conseil d’administration. 

ARTICLE 28 : Conflits d’intérêts 

Obligation générale de non-engagement rémunéré : D’une manière générale, sauf sur autorisation expresse du Conseil, un administrateur doit s’abstenir d’œuvrer à titre de travailleur autonome rémunéré pour le compte de la corporation. Cette mesure vise à prévenir les conflits d’intérêts et à maintenir l’intégrité des décisions prises par le Conseil. 

Divulgation des intérêts personnels : Un administrateur intéressé, soit personnellement, soit comme membre d’une société ou corporation, dans un contrat avec la corporation, doit dénoncer son intérêt au conseil d’administration au moment où celui-ci discute de ce contrat. Cette déclaration doit être consignée au procès-verbal de la réunion. 

Abstention de délibération et de vote : Tout administrateur visé par les circonstances précitées doit s’abstenir de délibérer et de voter sur cette question. À la demande du président ou de tout autre administrateur, l’administrateur intéressé doit quitter la réunion pendant que le Conseil délibère et vote sur la question. 

Examen et approbation des contrats : Le Conseil doit examiner et approuver tout contrat impliquant un administrateur intéressé avec une attention particulière à l’équité et à la transparence. Le contrat doit être jugé dans le meilleur intérêt de la corporation et ne doit pas accorder de conditions préférentielles à l’administrateur ou à son entreprise. 

Rapport annuel sur les conflits d’intérêts : Le Conseil doit inclure un rapport annuel sur les conflits d’intérêts dans le rapport financier de la corporation, détaillant tous les contrats et transactions impliquant des administrateurs intéressés ainsi que les mesures prises pour gérer ces conflits. 

Politique de conformité et formation : La corporation doit mettre en place une politique de conformité en matière de conflits d’intérêts et offrir une formation régulière aux administrateurs pour s’assurer qu’ils comprennent leurs obligations et les procédures à suivre pour éviter et gérer les conflits d’intérêts. 

ARTICLE 29 : Budget des administrateurs 

Établissement du Budget : Un budget prévisionnel est établi annuellement par le Conseil d’Administration. Ce budget doit être présenté à l’assemblée générale annuelle pour examen et adoption. 

Le budget prévisionnel doit refléter de manière détaillée les revenus attendus ainsi que les dépenses prévues pour l’année à venir, en alignement avec les objectifs et les projets du club. 

Adoption du Budget : Le budget prévisionnel présenté par le Conseil d’Administration doit être approuvé par l’assemblée générale. L’adoption du budget par l’assemblée générale constitue une approbation formelle des plans financiers du club pour l’année en cours. 

Documentation et Suivi des Dépenses : Toutes les dépenses engagées par le club doivent être accompagnées de justificatifs appropriés, incluant mais non limités à des factures, des reçus, et des contrats. 

Le secrétaire/trésorier est chargé de la tenue d’un registre détaillé de toutes les dépenses et revenus du club. Ce registre doit être maintenu à jour et accessible pour révision lors des réunions du Conseil d’Administration. 

Rapport Financier : Le secrétaire/trésorier est tenu de préparer et de présenter un rapport financier à chaque réunion du Conseil d’Administration. Ce rapport doit inclure une comparaison entre les dépenses réelles et les prévisions budgétaires, ainsi qu’une explication des écarts. 

Le rapport financier annuel doit également être présenté à l’assemblée générale annuelle et doit être vérifié par un comptable agréé en règle, pour assurer son exactitude et sa conformité aux normes comptables en vigueur. 

Responsabilité Financière : Le Conseil d’Administration s’engage à respecter les principes de transparence et de responsabilité dans la gestion des finances du club, en assurant que toutes les dépenses et les revenus sont gérés de manière prudente et judicieuse. 

En cas de non-conformité aux procédures établies, des mesures correctives doivent être prises pour aligner les pratiques de gestion financière avec les statuts du club. 

ARTICLE 30 : Tâches et responsabilités des dirigeants 

Outre les tâches et fonctions qui leur sont dévolues en vertu de la Loi sur les compagnies et du présent règlement, les dirigeants de la corporation exercent les tâches et fonctions suivantes : 

Rôle et Pouvoirs du Président 

Leadership et Direction Stratégique : Le président est l’officier exécutif principal de la corporation « Quad Mauricie 2006 », région 04-088. Il définit les orientations stratégiques en collaboration avec le Conseil d’Administration et s’assure de la communication et de la poursuite de la mission et de la vision de l’organisation. 

 Présidence des Réunions : Le président préside toutes les réunions du Conseil d’Administration et, selon les règles établies, les assemblées générales des membres. Il garantit que les réunions sont menées efficacement et conformément aux procédures organisationnelles. 

 Représentation de l’Organisation : Le président représente la corporation dans ses relations externes, lors d’événements publics et dans les interactions avec les médias. Il développe et maintien des relations stratégiques avec d’autres organisations et parties prenantes. 

Signature des Documents : Le président est autorisé à signer les contrats et autres documents légaux nécessitant son approbation, conformément aux décisions du Conseil. Il authentifie également les documents officiels de l’organisation. 

Exécution des Décisions : Le président veille à l’exécution des décisions prises par le Conseil d’Administration et l’assemblée générale, surveillant le progrès des initiatives et projets de l’organisation. 

Gestion des Conflits : Le président intervient dans les conflits internes et externes, agissant comme médiateur et facilitateur pour résoudre les disputes de manière juste et constructive. 

Supervision de la Gestion : Le président supervise le travail des membres du Conseil et des employés, s’assurant de la conformité avec les politiques et objectifs de l’organisation.  

Rapport Annuel et Communication : Le président prépare ou supervise la préparation du rapport annuel et communique régulièrement avec les membres concernant les affaires de l’organisation. 

Substitution : En cas d’absence ou d’incapacité du président, ses fonctions et pouvoirs peuvent être exercés par un substitut désigné, tel que le vice-président ou tout autre membre du Conseil d’Administration autorisé par celui-ci. 

Rôle et Pouvoirs du Vice-président  

Participation aux Réunions : Le vice-président assiste à toutes les assemblées générales des membres et toutes les réunions du Conseil d’Administration de la corporation « Quad Mauricie 2006 »,  région 04-088. Sa présence vise à garantir la continuité de la gouvernance et à fournir un support de leadership constant. 

 Avis de Convocation : Conformément aux règlements en vigueur, le vice-président est chargé d’émettre les avis de convocation aux assemblées de membres. Il s’assure que toutes les notifications respectent les délais et les formats requis pour informer efficacement les membres des prochaines réunions. 

Exécution des Mandats : Le vice-président exécute les mandats spécifiques que le Conseil d’Administration détermine par résolution. Il prend également en charge les tâches qui lui sont confiées directement par le président. Ces tâches peuvent varier selon les besoins organisationnels et inclure la gestion de projets spéciaux, la supervision d’initiatives stratégiques, ou la coordination d’événements. 

Suppléance du Président : En l’absence ou en cas d’incapacité du président, le vice-président assume les fonctions et les pouvoirs du président. Cette suppléance est cruciale pour maintenir la stabilité et la continuité des opérations de l’organisation. Il préside les réunions et agit en tant que porte-parole officiel de l’organisation lorsque nécessaire. 

Liaison et Communication : Le vice-président sert de liaison entre le Conseil, le personnel et les membres de l’organisation. Il facilite la communication et le partage d’informations pour assurer que toutes les parties prenantes sont bien informées des activités et des décisions importantes. 

Développement Organisationnel : Le vice-président participe activement au développement et à l’amélioration des processus organisationnels. Il contribue à l’élaboration des stratégies de croissance et à l’optimisation des ressources, en veillant à ce que les initiatives soient alignées avec les objectifs à long terme de l’organisation. 

Formation et Mentorat : Le vice-président joue un rôle actif dans la formation et le mentorat des nouveaux membres du Conseil et des bénévoles de l’organisation. Il aide à l’intégration et au développement des compétences nécessaires pour assurer leur efficacité et leur engagement. 

Surveillance de la Conformité : Le vice-président surveille la conformité de l’organisation avec les lois, les règlements et les normes applicables. Il travaille en étroite collaboration avec le président et le Conseil pour s’assurer que toutes les activités de l’organisation respectent les exigences légales et éthiques. 

Gestion de Crise : Le vice-président est impliqué dans la planification et la gestion des situations de crise. En cas de crise affectant l’organisation, il coordonne les efforts de réponse et assure que la communication est claire et efficace tant à l’interne qu’à l’externe. 

Rôle et Pouvoirs du Secrétaire-Trésorier 

Rôle de Trésorier 

En tant que trésorier, le Secrétaire/trésorier est responsable de la garde des valeurs financières de la corporation « Quad Mauricie 2006 »  région 04-088. Il dépose tous les fonds reçus au nom de la corporation dans l’institution financière que le Conseil d’Administration détermine par résolution. 

Supervision de la Comptabilité Externe : Le Secrétaire-Trésorier supervise la gestion comptable externalisée, s’assurant que l’entreprise externe maintient les livres comptables et les comptes financiers avec précision et conformité. Il facilite la communication entre le Conseil d’Administration et la compagnie comptable pour s’assurer que tous les rapports financiers sont précis et livrés en temps opportun. 

Signature des Documents : Il signe ou contresigne tous les documents financiers qui requièrent sa signature, garantissant ainsi la validité et la conformité des transactions financières de la corporation. 

Conservation des Documents Financiers : Le Secrétaire-Trésorier conserve tous les documents relatifs aux finances de la corporation, y compris les contrats, les accords avec des fournisseurs de services financiers, et les rapports d’audit. Ces documents doivent être archivés de manière sécurisée et organisée pour un accès facile lors des audits ou des vérifications. 

Rôle de Secrétaire : En tant que secrétaire, il est responsable de la préparation et de la conservation de toutes les minutes des réunions du Conseil d’Administration et des assemblées générales. Il s’assure que toutes les procédures légales et réglementaires sont respectées lors des réunions. 

Notifications et Communications : Le Secrétaire-Trésorier assure que toutes les notifications de réunions et autres communications officielles sont envoyées aux membres et au Conseil d’Administration en temps opportun. Il gère également la correspondance officielle de la corporation. 

Rapports et Compliance : Il coordonne avec la compagnie comptable pour préparer les rapports financiers annuels. Ces rapports doivent être révisés et signés par un comptable agréé avant d’être présentés lors de l’assemblée générale annuelle. Il veille également à ce que la corporation respecte toutes les obligations fiscales et légales en vigueur, en collaboration avec le président et le Conseil. 

Rôle et Pouvoirs des Administrateurs de Secteurs 

Composition et Organisation 

Il y a un administrateur pour chacun des secteurs géographiques de la corporation : Est, Ouest, Nord, et Centre. Chaque administrateur de secteur est responsable de former une équipe en impliquant des représentants des différentes municipalités de son territoire. 

Rôles et Responsabilités 

Les administrateurs de secteurs et leurs équipes sont chargés des missions suivantes : 

Implication Locale : Organiser des initiatives pour renforcer le sentiment d’appartenance des membres au sein de leur secteur local. 

Réseau de Quadistes : Développer un réseau de connaissances parmi les quadistes qui peuvent offrir leur aide et potentiellement agir comme bénévoles pour diverses activités. 

Négociation des Droits de Passage : Négocier avec les propriétaires fonciers et les autorités locales pour obtenir les droits de passage nécessaires pour les sentiers. 

Suivi de Qualité : Effectuer un suivi régulier de la qualité des sentiers et infrastructures (surfaçage, signalisation, surveillance) et communiquer avec le responsable de spécialité en cas de problèmes. 

Relations Communautaires : Maintenir et développer de bonnes relations avec les organismes locaux et communautaires pour favoriser une collaboration efficace. 

Signalisation : Installer et maintenir les panneaux de signalisation nécessaires pour la sécurité et l’orientation des utilisateurs. 

Organisation des Activités : Collaborer à l’organisation et à la gestion des activités locales, assurant leur bon déroulement. 

Entretien : Superviser et participer aux travaux d’entretien nécessaires pour maintenir les sentiers et les installations en bon état. 

Support au Président : Assister le président dans d’autres tâches administratives ou opérationnelles  

Maintenance de la Carte Interactive : 

Coordonner la mise à jour continue de la carte interactive des sentiers, en s’assurant que les informations sont à jour, précises et reflètent l’état actuel des sentiers et des conditions de terrain. 

Rôle et Pouvoirs de l’Administrateur Responsable des Agents de Surveillance de Sentiers 

Structure et Composition 

L’administrateur responsable des agents de surveillance de sentiers coordonnent les activités de surveillance. Ils bâtissent et coordonnent une équipe en impliquant des représentants de chaque secteur géographique de la corporation. 

Rôles et Responsabilités 

L’administrateurs et leurs équipes spécialisées assument les responsabilités suivantes : 

Analyse et Planification : Analyser la situation sur l’ensemble du territoire de la corporation pour identifier les priorités d’action. 

Élaborer un plan de travail détaillé pour répondre aux besoins spécifiques de leur domaine de responsabilité. 

Standardisation des Procédures : Développer et implémenter des modes de fonctionnement et des procédures uniformes pour assurer la cohérence des opérations à travers la corporation. 

Veiller à ce que toutes les activités soient menées selon les normes établies pour maintenir un niveau élevé de qualité. 

Gestion et Coordination de l’Équipe : Organiser des réunions régulières avec l’équipe pour partager les informations essentielles, discuter des progrès, et coordonner les activités entre les différents secteurs. 

Assurer que tous les membres de l’équipe sont bien informés des mises à jour, des changements de politique, ou des nouvelles initiatives. 

Surveillance et Contrôle de Qualité : Superviser les agents de surveillance dans l’exécution de leurs tâches quotidiennes, s’assurant que la surveillance des sentiers est réalisée de manière efficace et conforme aux standards de la corporation. 

Effectuer des contrôles de qualité réguliers pour garantir l’intégrité et la sécurité des sentiers. 

Rôle et Pouvoirs de l’Administrateur Financement/Événementiel/Communication  

Rôle Général : L’Administrateur financement/événementiel/Communication est responsable de la planification, de la coordination et de la gestion des activités de financement et des événements organisés par le club. 

Formation des Équipes : L’Administrateur doit former deux équipes distinctes : une équipe de financement et une équipe d’événementiel. Ces équipes doivent collaborer étroitement pour assurer le succès des initiatives de collecte de fonds et des événements du club. 

Équipe de Financement :  

• Identifier et développer des opportunités de financement, y compris les subventions, les commandites et les partenariats.  

• Organiser des campagnes de collecte de fonds et des événements de levée de fonds. 

• Gérer les relations avec les donateurs et les sponsors.  

• Suivre et rendre compte des résultats financiers des initiatives de financement. 

Équipe d’Événementiel : 

• Planifier, organiser et exécuter les événements du club, tels que les randonnées, les réunions et les événements sociaux.  

• Coordonner les aspects logistiques des événements, y compris les lieux, les fournisseurs, les bénévoles et la sécurité.  

• Promouvoir les événements auprès des membres du club et du public.  

• Évaluer le succès des événements et fournir des recommandations pour les améliorations futures. 

Collaboration entre les Équipes : Les équipes de financement et d’événementiel doivent travailler ensemble pour maximiser les ressources et assurer la cohérence des initiatives. Cela inclut la coordination des calendriers, le partage des informations et la collaboration sur les projets communs. 

Responsabilités de Communication : 

• Établir un plan de communication pour la corporation, incluant les stratégies de communication interne et externe. 

• Assurer la saine gestion des médias sociaux de la corporation afin de promouvoir les activités, les événements et les initiatives de financement. 

• Assurer la cohérence et l’efficacité des messages diffusés à travers les différents canaux de communication. 

• Maintenir des relations de presse et gérer les communications avec les médias. 

Pouvoirs Discrétionnaires : L’Administrateur financement/événementiel a le pouvoir discrétionnaire de prendre des décisions opérationnelles dans le cadre des politiques approuvées par le Conseil d’administration, pour assurer le bon déroulement des activités de financement et des événements. 

ARTICLE 31 : Remboursement des Dépenses des Administrateurs 

Éligibilité au Remboursement : Les administrateurs de la corporation ne reçoivent aucune rémunération pour leurs services. Cependant, ils sont éligibles au remboursement des dépenses engagées dans l’exercice de leurs fonctions officielles, dans le respect des politiques et des normes établies par le Conseil d’Administration. 

Procédure de Remboursement : Pour être remboursés, les administrateurs doivent soumettre des pièces justificatives détaillées pour toutes les dépenses engagées. Ces pièces justificatives doivent clairement démontrer que les dépenses sont directement liées aux fonctions exercées au nom de la corporation. 

Autorisation Préalable des Dépenses : Les administrateurs sont tenus d’obtenir une autorisation préalable du Conseil avant d’engager des dépenses. Cette autorisation peut être accordée de manière individuelle ou sous forme de directives générales pour des types de dépenses courantes associées à l’exercice de leurs fonctions. 

Approbation des Dépenses : Toutes les dépenses engagées par les administrateurs, même celles préalablement autorisées, doivent être soumises à l’approbation du Conseil d’Administration par résolution. Cette approbation est nécessaire pour garantir que les dépenses sont conformes aux budgets et aux politiques financières de la corporation. 

Transparence et Responsabilité : La corporation s’engage à maintenir un haut niveau de transparence et de responsabilité concernant le remboursement des dépenses administratives. Le Conseil d’Administration veillera à ce que toutes les demandes de remboursement soient traitées de manière équitable et conforme aux intérêts de la corporation. 

ARTICLE 32 : Année financière 

Définition de l’Année Financière : L’année financière de la corporation se termine le 31ème jour du mois d’août de chaque année. 

Clôture de l’Année Financière : À la fin de chaque année financière, le trésorier est chargé de préparer un bilan complet, incluant l’état des résultats et le bilan de la corporation. Ces documents doivent être préparés en conformité avec les normes comptables applicables et prêtes pour examen ou audit. 

Préparation pour Audit : Les états financiers annuels doivent être soumis à un audit externe par un comptable agréé. L’audit doit être achevé avant la tenue de l’assemblée générale annuelle pour permettre une revue adéquate par les membres. 

Rapport Annuel : Le rapport financier annuel, incluant les états financiers audités et le rapport de l’auditeur, doit être présenté aux membres lors de l’assemblée générale annuelle.  

Archivage des Documents Financiers : Tous les documents financiers, y compris les états financiers, les rapports d’audit et les relevés bancaires, doivent être conservés conformément aux lois en vigueur concernant la conservation des documents financiers. 

ARTICLE 33 : Contrats 

Approbation des Contrats : Tous les contrats, accords, et autres documents légaux qui engagent la corporation doivent être examinés et préalablement approuvés par le Conseil d’Administration. Cette approbation doit être consignée dans les procès-verbaux des réunions du Conseil. 

Pour assurer une gouvernance efficace et responsable, tout document nécessitant l’approbation du Conseil doit être soumis avec suffisamment de délais avant la réunion prévue pour permettre une évaluation complète par tous les membres. 

 Signature des Contrats : Après approbation par le Conseil d’Administration, les contrats, accords et documents officiels doivent être signés par les personnes expressément désignées à cette fin. Ces signataires peuvent inclure le Président, le Vice-Président, le Secrétaire/ Trésorier, selon les dispositions adoptées par le Conseil. 

En cas d’absence ou d’indisponibilité des signataires désignés, le Conseil peut autoriser temporairement un autre membre du Conseil à signer les documents. Cette autorisation doit être documentée et limitée à des circonstances spécifiques. 

Conservation des Documents : Une copie de tous les contrats et documents signés doit être conservée dans les archives officielles de la corporation. Le Secrétaire/trésorier est responsable de la gestion de ces documents et de s’assurer que toutes les copies sont sécurisées et accessibles pour référence future. 

ARTICLE 34 : Capacité d’Emprunt et Pouvoir du Conseil d’Administration 

Autorisation d’Emprunt : Le club, représenté par son Conseil d’Administration, est autorisé à contracter des emprunts auprès de banques ou d’autres institutions financières pour des besoins spécifiques qui sont jugés nécessaires pour la poursuite de ses objectifs. Les conditions de ces emprunts doivent être conformes aux lois en vigueur et aux politiques financières du club. 

Limitation du Montant d’Emprunt : Le montant total des emprunts que le club peut contracter ne doit pas dépasser un plafond fixé à 175 000$. Ce plafond est révisé annuellement par le Conseil d’Administration lors de l’élaboration du budget prévisionnel. 

Pouvoirs du Conseil d’Administration : Toute décision d’emprunt doit être approuvée par au moins  75% des membres du Conseil d’Administration. Le Conseil doit évaluer l’impact financier de l’emprunt et s’assurer que les conditions de remboursement sont viables sans compromettre la stabilité financière du club. 

Le Conseil d’Administration doit informer les membres de l’organisation des emprunts contractés lors de l’assemblée générale annuelle, en fournissant des détails sur le montant emprunté, l’institution prêteuse, le taux d’intérêt, les modalités de remboursement et la raison de l’emprunt. 

Restrictions : Le Conseil d’Administration ne peut autoriser des emprunts pour des montants excédant les limites prévues sans l’approbation préalable de l’assemblée générale des membres. Pour des emprunts dépassant le plafond établi, une majorité des deux tiers des membres votants lors d’une assemblée générale spécialement convoquée à cet effet doit approuver l’emprunt. 

Documentation et Transparence : Pour chaque emprunt, le Conseil d’Administration doit tenir une documentation complète, incluant les termes du contrat de prêt et tous les justificatifs relatifs. Cette documentation doit être accessible pour révision par tout membre du club, dans un délai raisonnable de trente (30) jours suivant la demande, dans le respect des procédures de confidentialité établies. Ce délai permet de garantir que les membres peuvent examiner les documents pertinents tout en assurant la protection des informations sensibles. 

ARTICLE 35 : Amendements aux Statuts et Règlements 

Initiative : Tout membre du Conseil d’Administration peut proposer un amendement aux statuts ou aux règlements. 

Procédure de Révision : Les propositions d’amendement doivent être soumises par écrit au Secrétaire du Conseil au moins cinq (5) jours avant la réunion du Conseil d’Administration prévue pour discuter des amendements. Le Secrétaire est tenu d’inclure toute proposition d’amendement à l’ordre du jour de la réunion suivante du Conseil. 

Discussion et Approbation : Tous les amendements proposés doivent être discutés lors d’une réunion du Conseil d’Administration. Pour être adoptés, les amendements doivent recevoir l’approbation de plus de 51% des membres du Conseil présents et votants. 

Si l’amendement concerne des changements majeurs ou susceptibles d’affecter significativement les droits des membres ou la structure de l’organisation, celui-ci doit également être soumis à l’approbation de l’assemblée générale. Dans ce cas, un vote doit être organisé lors de l’assemblée générale suivante, et l’amendement doit être approuvé par plus de 66% des membres votants. 

Notification et Adoption : Une fois un amendement approuvé, le Secrétaire doit notifier tous les membres de l’adoption des modifications dans un délai de cinq (5) jours après la réunion. L’amendement entre en vigueur immédiatement, sauf indication contraire mentionnée lors de l’adoption. 

Documentation et Mise à jour des Statuts : Le Secrétaire est chargé de mettre à jour les documents officiels de la corporation pour refléter les amendements adoptés. Une version actualisée des statuts et règlements doit être accessible à tous les membres.